Organiser les tâches annuelles permet d’éviter de tirer la langue alors que se profile le mois de décembre. Une discipline continue et quelques astuces assurent une fin d’année plus sereine.

Fin d’année rime avec course effrénée. Et même si on sait toutes et tous que Noël finira bien par arriver, personne n’échappe au «mur» des 10 derniers kilomètres avant la ligne d’arrivée. Si l’empêcher semble compliqué, on peut réduire l’impact – et la dose de stress – avec 2-3 petites choses assez simples à mettre en place.

1- Décaler pour mieux gérer

Ce qui a eu pour moi le plus d’impact pour réduire la charge en fin d’année a été de décaler le plus de choses possible, sans avoir peur de casser quelques codes bien établis au passage. Par exemple, lorsque j’étais dans un grand groupe de courtage en assurance, l’entretien dit de «fin d’année» ne se tenait pas – comme son nom l’indique – en décembre, mais entre fin février et début mars. De même, l’augmentation des salaires suivait ce planning et était effective au 1er avril. Et pour aller encore plus loin dans l’allègement de la charge avant les fêtes, la sortie de fin d’année a elle aussi été décalée à fin février, une période en général beaucoup plus calme.

2- Étaler les échéances tout au long de l’année

Par habitude, les contrats clients se terminent chaque fin d’année, ce qui génère une masse de travail administratif (clôture, mais aussi renouvellement) gigantesque sur les deux derniers mois. Lorsqu’on lance un service dit récurrent avec une facturation annuelle, le réflexe est de faire une échéance identique pour tous les contrats au 1er janvier. Ma proposition aux entrepreneurs que j’accompagne est de sortir de ce cadre établi et de plutôt réfléchir à quel(s) mois de l’année est/sont les moins chargé(s) pour son secteur d’activité et d’utiliser cette période comme échéance. On peut ainsi concentrer cette tâche sur un mois, ou étaler les échéances tout au long de l’année. Dans les deux cas, on s’éloigne autant que possible du rush de fin d’année.

3- Planifier un gel des activités (suffisamment) en amont des fêtes

Dans le monde de l’IT, il est d’usage de planifier une période de «gel» 15 jours, avant et après les fêtes, une pratique que nous suivons au sein de Silicom. Concrètement, il s’agit de ne plus prendre de projet – dans notre cas – après le 15 décembre afin de garantir la qualité du service, et surtout éviter des problèmes pendant les fêtes qui seraient bien plus difficiles à résoudre. Je constate que c’est en ayant ces limites claires qu’il devient plus facile, puis totalement normal, de les suivre, limitant de facto réellement l’activité en fin d’année.

4- Ne pas sous-estimer la responsabilité individuelle et collective

Dernier point important: celui de notre propre fonctionnement. On a souvent l’impression que c’est de la faute des autres si l’on est débordé.e, or la responsabilité est aussi individuelle, que collective. Sur cet aspect, nous devons, seul.e mais aussi en tant qu’équipe, avoir une prise de conscience et un déclic assez tôt avant que le «roller coaster» de fin d’année ne nous aspire totalement. Car, on le constate toutes et tous, l’échéance de la fin d’année nous oblige à être plus discipliné.e.s sur nos tâches, tout en récupérant toutes les tâches maintes fois repoussées les mois précédents. Résultat: on ne sait plus où on en est, on veut tout finir pour avoir un Noël tranquille, et on met la pression sur nos fournisseurs, partenaires, collaborateurs. À titre personnel, j’essaye de faire les tâches au fur et à mesure, sans les repousser, pour ne pas tomber dans cet entonnoir. C’est une discipline à l’année, mais qui se révèle vraiment payante dans des périodes tendues comme celle-ci.

Pour conclure: ne faisons pas aux autres ce que nous n’apprécions ni chez nos partenaires, ni chez nos clients! Oui la fin d’année sera toujours plus dense, mais avec quelques astuces elle tendra à se normaliser. Et les fêtes se passeront ainsi nettement mieux. J’en suis convaincu.